- Katılım
- 23 Aralık 2005
- Mesajlar
- 5,461
- Tepkime puanı
- 10
- Puanları
- 0
- Yaş
- 48
iŞ HAYATINDA SEKRETERLİĞİN YERİ VE ÖNEMİ
Günümüzde sekreterlik mesleği hızla gelişen Önceleri sekreter denildiğinde akla ilk gelen, Büroda sadece telefona bakan ve daktilo yazan kişi olarak bilinirken. günümüzde sekreter Bürodaki bütün işlerin sistemli bir şekilde yürütülmesini sağlayan. yöneticiden sonraki kişi durumuna gelmiştir.
Sekreterlerin sorunlar karşısında sürekli karar verebilecek özelliği ve aktif bir yapıya sahip olmaları gerektiğinden. yöneticiler, istihdam edecekleri sekreterlerde: sır saklayıcı, meslek sevgisi ile dolu, yönetime sadakat duygusuyla bağlı, temsil yeteneğine sahip ve yöneticiye zaman kazandıracak nitelikleri aramaktadırlar. Böylelikle sekreterler, yönetim kadrosunun bir parçası konumuna gelmiş bulunmaktadır, Bazı yöneticilere göre büronun lokomotifi bazılarına göre ise. yönetimin aynası ve yöneticinin çalışma ortamını rahatlatıcı bir büro görevlisi olarak belirtilen sekreter, modern anlamda bürodaki yerini almaya başlamış bulunmakta.
Bu süreç içerisinde değişen ve gelişen ihtiyaçlar, yöneticileri; yönetimle ilgili görevlerinin yürütülmesinde teknik, analitik ve kavramsal becerilerle. etkili bir karar verme oluşumuna götürmüştür.Söz konusu sürecin en sağlıklı biçimde gerçekleştirilmesinde. Sekreterlik hizmetlerinden gerekli ölçüde yararlanma, yöneticiler için büyük bir zorunlulukhaline gelmiştir. Çünkü, en temel ve geri getirilmesi olanaksız bulunan zaman
konusunun, sekreter açısından yöneticiye verilmesi gereken son derece önemli bir katkı olduğu, yönetici beklentileriyle de ortaya çıkmaktadır.
Diğer taraftan, etkili iletişim ve sürekli insan ilişkilerinin genelinde yöneticinin dikkat edeceği hususlar şunlardır.
1- Yönetici, randevulu çalışmayı alışkanlık haline getirmeli ve konuklarınaözel olarak randevu vermişse. bu randevuları sekreterine bildirmelidir.
2- Yönetici sekreterin zaman yönetimi konusunda oluşturduğu planları benimsemesi ve bu konudaki ortak çalışmaya açık olmalıdır.
3- Yönetici, gerek bürosundaki toplantılarda, gerekse telefon işletimindeki
konuşmalarında. hissettiği ses tonu yükseltisini, gizliliği esas oluşturmaya özen göstermelidir.
4- Yönetici, sekreterine ait olma ve emniyet ihtiyacını duyabilmesine uygun yaklaşımda bulunmalı, ayrıca takdir etmelidir.
5- Yönetici, sekreterinin hizmet sunumu esnasında kendisiyle ilgili. özellikle yer ve zaman açısından gerekli olabilecek bütün bilgileri sekreterine aktarmalıdır.
6- Yönetici, kurum, birim ve sahsıyla ilgili katılacağı veya birim olarak organize edilecek bütün toplantılarla ilgili bilgileri sekreterine vermelidir.
7- Yönetici, sekreterinin bir hatası söz konusu olduğunda, vereceği tepkiye dikkat etmelidir.
8-Yönetici, konuk kabullerinde, görüşülmek istenmeyen konuklar karşısında, aşırı ilgi ve ilgisizlikle sekreterini zor durumda bırakmamalıdır.
9-Yönetici, sekreterinin görev esnasında, ihtiyaç duyabileceği büro otomasyon sistemlerinin sağlamalıdır.
10- Yönetici, sekreterine seyahatlerini organize etmesinde, zaman olanağısağlayacak şekilde. belli bir süre öncesinde bilgi vermelidir.
11-Yönetici sunulan sekreterlik hizmetlerinin; yüksek bir maliyet oluşturması. kalitesinin artması ve tempolu bir şekilde gelişmesi için. sekreterine karar verme açısından gerekli olanakları sağlamalıdır.
12- Her başarılı yöneticinin yanında, başarılı bir sekreter olduğu bilindiğine göre, sekreterin büroda yönetim kadrosu içerisinde önemli bir büro görevlisi ve yöneticiye zaman kazandıran bir danışman olduğu unutulmamalıdır.
Günümüzde sekreterlik mesleği hızla gelişen Önceleri sekreter denildiğinde akla ilk gelen, Büroda sadece telefona bakan ve daktilo yazan kişi olarak bilinirken. günümüzde sekreter Bürodaki bütün işlerin sistemli bir şekilde yürütülmesini sağlayan. yöneticiden sonraki kişi durumuna gelmiştir.
Sekreterlerin sorunlar karşısında sürekli karar verebilecek özelliği ve aktif bir yapıya sahip olmaları gerektiğinden. yöneticiler, istihdam edecekleri sekreterlerde: sır saklayıcı, meslek sevgisi ile dolu, yönetime sadakat duygusuyla bağlı, temsil yeteneğine sahip ve yöneticiye zaman kazandıracak nitelikleri aramaktadırlar. Böylelikle sekreterler, yönetim kadrosunun bir parçası konumuna gelmiş bulunmaktadır, Bazı yöneticilere göre büronun lokomotifi bazılarına göre ise. yönetimin aynası ve yöneticinin çalışma ortamını rahatlatıcı bir büro görevlisi olarak belirtilen sekreter, modern anlamda bürodaki yerini almaya başlamış bulunmakta.
Bu süreç içerisinde değişen ve gelişen ihtiyaçlar, yöneticileri; yönetimle ilgili görevlerinin yürütülmesinde teknik, analitik ve kavramsal becerilerle. etkili bir karar verme oluşumuna götürmüştür.Söz konusu sürecin en sağlıklı biçimde gerçekleştirilmesinde. Sekreterlik hizmetlerinden gerekli ölçüde yararlanma, yöneticiler için büyük bir zorunlulukhaline gelmiştir. Çünkü, en temel ve geri getirilmesi olanaksız bulunan zaman
konusunun, sekreter açısından yöneticiye verilmesi gereken son derece önemli bir katkı olduğu, yönetici beklentileriyle de ortaya çıkmaktadır.
Diğer taraftan, etkili iletişim ve sürekli insan ilişkilerinin genelinde yöneticinin dikkat edeceği hususlar şunlardır.
1- Yönetici, randevulu çalışmayı alışkanlık haline getirmeli ve konuklarınaözel olarak randevu vermişse. bu randevuları sekreterine bildirmelidir.
2- Yönetici sekreterin zaman yönetimi konusunda oluşturduğu planları benimsemesi ve bu konudaki ortak çalışmaya açık olmalıdır.
3- Yönetici, gerek bürosundaki toplantılarda, gerekse telefon işletimindeki
konuşmalarında. hissettiği ses tonu yükseltisini, gizliliği esas oluşturmaya özen göstermelidir.
4- Yönetici, sekreterine ait olma ve emniyet ihtiyacını duyabilmesine uygun yaklaşımda bulunmalı, ayrıca takdir etmelidir.
5- Yönetici, sekreterinin hizmet sunumu esnasında kendisiyle ilgili. özellikle yer ve zaman açısından gerekli olabilecek bütün bilgileri sekreterine aktarmalıdır.
6- Yönetici, kurum, birim ve sahsıyla ilgili katılacağı veya birim olarak organize edilecek bütün toplantılarla ilgili bilgileri sekreterine vermelidir.
7- Yönetici, sekreterinin bir hatası söz konusu olduğunda, vereceği tepkiye dikkat etmelidir.
8-Yönetici, konuk kabullerinde, görüşülmek istenmeyen konuklar karşısında, aşırı ilgi ve ilgisizlikle sekreterini zor durumda bırakmamalıdır.
9-Yönetici, sekreterinin görev esnasında, ihtiyaç duyabileceği büro otomasyon sistemlerinin sağlamalıdır.
10- Yönetici, sekreterine seyahatlerini organize etmesinde, zaman olanağısağlayacak şekilde. belli bir süre öncesinde bilgi vermelidir.
11-Yönetici sunulan sekreterlik hizmetlerinin; yüksek bir maliyet oluşturması. kalitesinin artması ve tempolu bir şekilde gelişmesi için. sekreterine karar verme açısından gerekli olanakları sağlamalıdır.
12- Her başarılı yöneticinin yanında, başarılı bir sekreter olduğu bilindiğine göre, sekreterin büroda yönetim kadrosu içerisinde önemli bir büro görevlisi ve yöneticiye zaman kazandıran bir danışman olduğu unutulmamalıdır.
